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¡Ayuda! Necesito preparar un presupuesto de eventos para mi organización

  1. #1
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    12 may, 18
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    ¡Ayuda! Necesito preparar un presupuesto de eventos para mi organización



    ¿Se está preparando su organización para organizar un evento especial? ¿Tiene todo lo que necesita para asegurarse de que su evento se desarrolle sin problemas? Muchas organizaciones realizan eventos especiales durante todo el año para aumentar el apoyo y la concienciación sobre una causa en particular. Ya sea una cena benéfica para recaudar fondos o una celebración anual para fomentar la comunidad entre sus partidarios, los eventos requieren una amplia previsión y preparación. Las organizaciones deben tener un plan implementado con mucha anticipación y deben desarrollar y cumplir con lo que se denomina un presupuesto para eventos.

    El presupuesto de un evento está diseñado para ayudar a las organizaciones a planificar y prepararse para su próximo evento. La mayoría de las organizaciones tienen una cantidad fija de dinero que pueden gastar en eventos especiales; sin embargo, si no hay un plan en marcha, muchas organizaciones corren el riesgo de salir del presupuesto. Desarrollar un presupuesto para un evento es más que salir del presupuesto; se trata de trabajar de manera más inteligente al planear por adelantado y ahorrar tiempo, dinero y recursos.

    Si bien es similar al presupuesto general, el presupuesto de eventos requiere que las organizaciones sigan un proceso y formato específicos. Los siguientes pasos en el proceso de presupuestación del evento lo ayudarán a desarrollar un presupuesto efectivo para el evento y lo ayudarán a garantizar un evento exitoso.

    Paso uno: revisa tus eventos pasados
    Antes de que incluso comience a desarrollar su presupuesto para un próximo evento, debe revisar sus presupuestos de eventos pasados (si los tiene). Examine sus procesos de presupuesto para eventos pasados y determine qué funcionó y qué no. Asegúrese de ajustar su proceso de presupuesto actual para abarcar lo que ha aprendido. También deberá revisar las tendencias históricas de su industria y los eventos pasados para obtener una expectativa realista para su próximo evento. Si bien no puede predecirlo todo, revisar sus eventos pasados le dará una comprensión básica de lo que necesita para planificar su próximo evento.

    Paso Dos: Anticipe Sus Gastos
    Para crear un presupuesto efectivo para eventos, necesita tener una idea general de sus gastos. Anote los gastos proyectados, incluidos los costos de la sede, la publicidad y la promoción, el diseño y la impresión del programa de eventos, la restauración, los costos de los oradores invitados (incluido el viaje), el equipo y los costos de personal y administración. Asegúrese de dejar espacio para gastos no planificados o de último minuto, ya que los eventos siempre parecen generar sorpresas.

    Paso tres: factor en los ingresos proyectados del evento en su presupuesto
    La mayoría de las veces, las organizaciones incluyen los ingresos previstos para un evento en el presupuesto del evento. Debido a que muchas organizaciones no tienen fondos para llevar a cabo un evento de principio a fin, tienen que depender de los ingresos generados por el evento para compensar los gastos. Determine la cantidad de ingresos que planea recibir del evento, ya sea por la venta de boletos, patrocinadores o ventas de mercancías, y la cantidad de ingresos que planea incorporar en el presupuesto de su evento.

    Paso cuatro: crea tu presupuesto de trabajo

    Ahora es el momento de crear su presupuesto de eventos de trabajo. Incluya sus gastos anticipados, así como los fondos con los que tiene que trabajar para el evento. El proceso de presupuestación real es largo y requiere lo siguiente:

    Determine "áreas calientes" que necesitan más dinero o atención

    Revise las metas de asistencia de su evento y las tendencias de “caerse” para determinar su asistencia proyectada. Negociar y agilizar los contratos de los proveedores para minimizar los costos de eventos. Desarrolle un sistema para realizar un seguimiento de sus gastos diariamente. Prepare a su equipo para gastos inesperados o no planificados y capacítelos para determinar la dignidad. Controle los gastos en el sitio y reduzca los costos donde pueda (p. Ej., Lugares, personal de eventos, comida, audio / visual, etc.)

    Quinto paso: tener una reunión posterior al evento
    Reúnase con el personal de su evento después del evento y revise el presupuesto y el proceso de planificación. ¿En qué áreas podrías haber mejorado? ¿Saliste por debajo o por encima del presupuesto? Revise todas las facturas de proveedores y disputa cualquier gasto no aprobado directamente después del evento. Una vez que haya revisado a fondo todos los gastos pendientes, pague a sus proveedores a tiempo. Compare el presupuesto de su evento con los datos reales del evento y discuta cualquier discrepancia entre su equipo. Si bien no puede regresar y cambiar el horario, puede asegurarse de estar lo suficientemente preparado para su próximo evento y sobre todo tener las cosas listas en caso de una auditoría.

  2. #2
    ForoParalelo: Miembro Avatar de battousai1300
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    Saludos y espero haber ayudado.

  3. #3
    ForoParalelo: Miembro Avatar de solaje
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    El tonto a las 33

  4. #4
    ForoParalelo: Miembro Avatar de ShadowSonic
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